En tant que manager ou décideur, vous êtes conscient de la nécessité de maintenir ou recréer le lien entre vos équipes. Vous ressentez le besoin de rassembler vos collaborateurs pour échanger avec eux, leur présenter la stratégie de l’entreprise, les objectifs à atteindre, les nouveaux produits et prestations à développer ou tout simplement créer du lien à l’occasion de cette fin d’année 2020.
Vous êtes nombreux à avoir participé à des réunions virtuelles en utilisant Teams ou Skype, à des apéros Zoom avec vos collègues ou vos proches. Vous réalisez l’importance de ces petits moments de visio qui permettent de maintenir le lien entre les gens, mais en avez aussi éprouvé les limites. Combien d’entre vous ont eu affaire à cette maudite bande passante, dû faire la police pour mettre un terme à la cacophonie lorsque chacun prend la parole en même temps que l’autre, combien de décrocheurs avez-vous dû ramener dans le groupe parce que trop de blancs à combler, trop de ruptures de rythme au cours de ces entretiens virtuels.
Transformez vos réunions virtuelles en émissions de télé !
Chez AREP, nos expériences mais aussi vos témoignages, nous ont permis de dresser la liste des points forts et faibles de la mise en place d’une visio et vous proposons aujourd’hui une solution fiable et séduisante pour pouvoir communiquer avec vos interlocuteurs, sans avoir à les réunir physiquement. Comme un événement présentiel, un événement virtuel réussi doit être préparé et scénarisé en amont. Il doit être riche en contenu, en échanges et rythmé, pour éviter les temps morts et la perte d’attention. Vous désirez en savoir plus ? Visionnez notre courte vidéo explicative et n’hésitez pas à remplir le formulaire ci-après ou à vous rapprocher de votre interlocuteur commercial qui se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions.
Depuis quelques années, la virtualisation des événements est une pratique courante à l’agence. Conférences en retransmission multi-sites (rebaptisées événement hybride), web TV pour des opérations de stimulation de réseau, prise de parole en top-down retransmises sur le web, vie d’un événement avant, pendant et après grâce à nos plateformes conçues en interne, une interactivité facilitée entre les participants grâce à nos webapplications photo, vote, chat… La liste est longue. Mais quelles sont aujourd’huiles nouvelles difficultés que nous pouvons rencontrer sur ce type de prestation, pas si particulières.
Les événements en ligne sont aussi différents des événements présentiels que la télévision est différente des représentations théâtrales. Les « webévénements » souffrent également d’un déficit d’émotion et d’un manque flagrant de convivialité. Deux ingrédients indispensables pour cimenter des équipes, fédérer des collaborateurs, marquer les esprits avec des moments positifs, des instants partagés de plaisir.
Autre point important, « Un intervenant ne doit pas se comporter, ni s’exprimer de la même manière devant un vrai public et devant une caméra. C’est toute la différence entre le comédien de théâtre et l’acteur de cinéma ou le présentateur de télévision. Il faut être vigilants sur ce point si l’on souhaite que les messages soient correctement perçus par un public dispersé et invisible » nous dit l’un de nos partenaires en coaching d’intervenants.
Ceci étant dit, nous avons aujourd’hui la nécessité d’apporter des réponses concrètes et efficaces à nos clients qui ont besoin, malgré un contexte difficile, malgré des exigences sanitaires drastiques, de communiquer auprès de leurs équipes.
Il est indéniable aujourd’hui que le digital permet de couvrir tous les formats qu’utilise traditionnellement (généralement) la communication événementielle. Séminaire devient webinar (ou webinaire), réunion plénière et convention corporate deviennent webcast (contraction de web et broadcast), conférences, tables rondes, interviews et même des lancements de produits entrent plus ou moins dans la même catégorie.
En termes de public, les « webévénements » peuvent prendre différentes formes :
Des diffusions de discours, de power point ou de films à un public avec des mises en scène permettant de plonger les intervenants dans des info-décors variés, pour un public épars qui se trouve seul derrière son écran.
· Et sous l’appellation « hybride », les technologies permettent quant à elles l’engagement de participants distants dans une seule salle de réunion, de connecter plusieurs groupes de participants à un seul lieu, de relier plusieurs sites à plusieurs groupes de participants en bénéficiant des mêmes fonctionnalités.
Quels que soient les formats, les publics ont la possibilité d’interagir avec les intervenants et peuvent même communiquer entre eux. Une fonctionnalité intéressante qui gomme partiellement le sentiment d’isolement des événements 100% distanciels. Toutefois, cette fonctionnalité doit faire l’objet d’une communication en amont et son utilisation définie par des règles strictes.
Aujourd’hui, comme hier d’ailleurs, se pose également le problème de la diffusion. Il est toujours utile de s’interroger sur les moyens techniques à utiliser en « webévénement » distanciels ou hybrides. Au final, seules deux options s’offrent à nous : le streaming, qui est ’option la plus usitée. Il existe aussi la diffusion par satellite, extrêmement fiable mais qui nécessite un émetteur et un récepteur sur chaque site. Cette dernière option n’est donc valable que dans le cas d’un événement hybride, en multiplex. Dans tous les cas, une direction technique solide ainsi qu’un réalisateur de direct sont indispensables pour obtenir un événement zéro défaut.
Les véritables technologies, qui existent déjà mais qui vont, selon nous, faire un bond en avant considérable dans les prochains mois, ce sont les expositions et les salons virtuels, véritables prouesses technologiques, ludiques et attractives pour tous ceux qui ne cherchent au final qu’une intervention fiable
Pour le moment, excepté quelques glissements sémantiques, rien de nouveau sous le soleil de l’événementiel. AREP, depuis sa création, a largement utilisé tous ces procédés et a même développé en interne certains outils qui lui permettent d’être autonome pour certaines prestations.
Les équipes AREP possèdent également une expérience événementielle suffisante pour comprendre les enjeux d’une entreprise quand elle s’adresse à ses collaborateurs, savent traduire ses messages, tenir l’attention des publics, même lorsqu’il s’agit d’un événement distanciel. Son expérience du film et de la web TV lui confère un savoir-faire indéniable et son réseau de consultants, coachs et spécialistes de l’audiovisuel sont des garants d’un « webévénement » réussi.
A présent, il est nécessaire de se demander quels sont les avantages et les inconvénients des « webévénements ».
Un événement digital est plus facilement adaptable en fonction de vos besoins. En fonction des inscriptions vous pourrez facilement ajuster les ateliers, conférences et/ou workshops et compléter le dispositif avec des modules interactifs (questions, votes, quizz…). Le choix vous appartient, de faire évoluer votre événement avant le jour J.
Un événement digital nécessite moins de prestataires, très peu de déplacement pour l’organisation mais aussi une centralisation des coûts permettant de faire des économies d’échelle.
L’événement digital vous permet de surpasser les barrières géographiques et vous affranchir des contraintes logistiques d’un événement physique.
Quant au côté RSE des événements digitaux, elles restent à prouver. Il n’est pas question, ici, de contester, d’être « contre » mais de se poser la bonne question : une heure de diffusion en streaming = quel poids de CO2 dans l’atmosphère ? Combien de centimes d’euros représente un SMS?
Pour conclure, l’événement présentiel possède des qualités que ne pourront jamais combler le virtuel : le festif, les cocktails, les dîners, tout ce qui fait que les participants à un événement ont plaisir à se retrouver.
Quel est votre parcours professionnel et comment avez-vous découvert votre passion pour votre métier ?
Je n’ai que 12 ans lorsque mes parents installent pour la première fois internet chez nous : 30 heures par mois et pas une heure de plus. Mais cela suffit à éveiller ma créativité, et très vite me voilà lancé à créer mes premiers sites internet en autodidacte.
Une passion qui est devenue mon métier en 2009, après avoir validé mes acquis et en me perfectionnant avec un contrat de professionnalisation chez AREP, que je n’ai donc jamais quitté. 11 ans plus tard, je suis toujours là et j’ai pu voir évoluer le service Digital dans lequel je travaille.
Aujourd’hui nous sommes plusieurs à répondre aux différents besoins qui concernent le Digital : PAO, chartes graphiques, sites internet, webapp… Pour ma part, je m’occupe de la gestion et du développement des sites internet pour nos clients, mais également d’autres tâches comme la création et envoi d’emailings, la réalisation de logos, de montage vidéo ou même de la PAO.
J’ai fait de ma passion mon travail, un métier en constante évolution sur les aspects techniques et graphiques, bref nous n’avons pas le temps de nous ennuyer !
Qu’est-ce qui vous manque le plus dans votre quotidien professionnel ?
Avec la crise du COVID-19 et l’impact sur nos métiers que sont le tourisme ou l’événementiel, notre quotidien a été chamboulé : nous n’allons plus dans nos locaux à Boulogne, mais nous restons chez nous en télétravail. Le relationnel avec mes collègues est ce qu’il me manque le plus dans cette période, mais fort heureusement nous nous adaptons avec la visioconférence. Mais l’échange que l’on peut avoir en temps normal dans notre bureau n’est pas le même.
Comment percevez-vous le digital de demain ?
Outre l’évolution des tendances actuel pour la PAO et la vidéo, je pense que l’évolution du web se fera au niveau des applications et des différents langages web.
Voilà donc la recette du succès dans le monde du digital selon Adrien :
300g d’amour pour ce métier
8 cuillères à café de flexibilité aux changements et nouvelles technologies
1 poignée de curiosité pour les tendances actuelles et à venir
3 cuillères à soupe de mise à jour de ses acquis
Enfin mélanger le tout et surtout ne pas avoir peur du codage !
Une émission de télévision avec un animateur, des invités et une régie qui respectent à la lettre toutes les normes sanitaires. Des invités du bout du monde qui participent sans prendre de billets d’avion ni de chambres d’hôtel grâce à une technologie qui va chercher les caméras distantes d’ordinateurs ou de smartphones. Des génériques, des synthés, un plateau avec plusieurs caméras qui épousent parfaitement les codes de la télévision et rompent avec les webinars.
Tout cela est possible grâce à notre partenaire qui a conçu une technologie capable de réaliser tout cela. Une réponse aux exigences sanitaires mais également à des contraintes budgétaires nouvelles.
Une conférence, un séminaire, une convention en distanciel, l’animation d’une web TV, cette technologie est une solution à laquelle vous devriez penser.
C’est une question que les services marketing, les directions commerciales et lesagences se posent très souvent au moment de la conception d’un challenge : cadeaux ou voyage ? Voyage ou cadeaux ? Un dilemme qui revient sans cesse car c’est un enjeu majeur pour la rentabilité de ces opérations.
« La stimulationpasse par le désir et l’émotion », nous disait récemment l’un de nos clients. Pour donner envie à vos commerciaux ou vos clients de se dépasser, la récompense doit être convoitée. Il faut donc être inspiré dans le choix des dotations, savoir ce qui fait vibrer vos commerciaux ou vos clients, identifier « l’objet » qui suscitera une émotion unique.
Le voyage a le pouvoir de marquer les esprits, de renforcer des liens ou encore d’en créer. C’est un outil formidable pour créer et entretenir la relation. Avec vos clients mais également avec vos commerciaux, votre force de vente, les membres de votre réseau.
Le voyage, c’est une somme d’expériences uniques car ce sont des programmes qu’AREP conçoit« sur-mesure », en fonction du profil des groupes, de leur historique. Toutes ces activités, étapes soigneusement sélectionnées et assemblées pour élaborer des programmes uniques, pratiquées en dehors du cadre professionnel, sont propices à l’échange, à la cohésion des équipes. Les voyages de récompense ce sont des moments inédits, privilégiés, impossibles à vivre en voyage individuel.
Le voyage, c’est récompenser un engagement, rémunérer des performances en émotions pures.
Les cadeaux ou les chèques cadeaux ont l’avantage, d’être consensuels, de satisfaire le plus grand nombre. Dans le cas de la constitution d’un catalogue ou d’une sélection, il est nécessaire de judicieusement les sélectionner en fonction de l’air du temps, du profil et des aspirations de la population à animer pour assurer son efficacité et motiver la force de vente, les clients.
Cadeaux et chèques cadeaux procurent du confort, une augmentation de pouvoir d’achat. Gestion facile, ce sont des récompenses qui sont essentiellement individuelles mais extrêmementpragmatiques.
Si la plupart de nos clients choisissent généralement l’option voyage (A raison puisque c’estindiscutablement le plus puissant levier de motivation), la crise sanitaire est aujourd’hui un facteur essentiel dans la décision de nos clients. Catalogues, chèques sont des récompenses sûres et sans risques d’annulation.Le catalogue cadeaux, les chèques cadeaux sont l’assurance d’obtenir la récompense au bout d’un effort, parfois de plusieurs mois.
En attendant que les pays s’ouvrent de nouveau, que le tourisme reprenne, c’est, semble-t-il, un choix raisonnable, un palliatif cohérent. Il manquera la promesse de vivre des expériences incroyables, des moments incomparables, pour de vrai.Reste à savoir quel sera l’impact réel sur les forces de ventes ou les populations de clients qui sont habituées au voyage depuis longtemps.
Tous les ans, un célèbre fabriquant de véhicules utilitaires organise un challenge pour stimuler les forces de vente de son réseau de concessionnaires. Se déroulant d’ordinaire de novembre à avril de l’année suivante, il a été interrompu par la crise sanitaire. Une première pour la Marque autant que pour le réseau. Une interruption brutale et inédite de la relation qu’il est aujourd’hui nécessaire de relancer au plus vite, avec le plus d’efficacité possible.
Un travail d’information auprès de la communauté des vendeurs de la Marque
Dès que les autorités ont décrété le confinement pour l’ensemble du pays, l’agence, en concertation avec le client, a annoncé la mise en veille de l’opération. Durant les quelques jours qui ont suivi, Arep s’est appliquée à donner des informations fiables, des échéances fondées sur des certitudes. L’idée était de ne pas « faire de plans sur la comète » : comme dans toute opération de communication commerciale, une promesse doit être tenue.
Le département Travel de l’agence a également su négocier un report du voyage de récompense en évitant un surcoût qui aurait, sans doute, mis en péril la rentabilité du challenge, sa raison d’être.
Des bases solides sur lesquelles s’appuyer pour un redémarrage tout en puissance
Arep peut aujourd’hui s’appuyer sur la fiabilité de sa plateforme de gestion reso 2.0 ainsi que sur ses concepteurs, graphistes et webmasters pour la gestion des prochaines campagnes d’e-mailings et la mise en ligne quasi quotidienne des résultats.
Le choix du thème, une compétition sportive, avec son decorum et l’exploitation de sa dramaturgie, permettent de coller parfaitement à l’actualité, à la réalité du terrain. Une force de vente qui interrompt ses efforts pendant deux mois, n’est-ce pas comme une équipe de haut niveau qui doit retrouver ses automatismes et tout son potentiel physique après la trêve hivernale ?
Le défi d’un challenge au long cours
En revanche, une difficulté s’est présentée dès l’annonce de la reprise. Le challenge allait dorénavant s’étirer de mai à décembre, ce qui représentait 7 mois d’animation sur un thème que nous avions déjà exploité de novembre 2019 à mars 2020.
La Marque a pris l’habitude d’avoir deux ou trois « contacts » par semaine avec sa communauté de vendeurs. L’objectif a donc été de composer un nouveau plan de communication qui respecte la cadence, avec le souci de renouveler l’intérêt pour l’opération jusqu’à son issue. Le tout, bien entendu, en respectant des contraintes budgétaires imposées par les exigences de rentabilité de ce type d’opération.
