Depuis quelques années, la virtualisation des événements est une pratique courante à l’agence. Conférences en retransmission multi-sites (rebaptisées événement hybride), web TV pour des opérations de stimulation de réseau, prise de parole en top-down retransmises sur le web, vie d’un événement avant, pendant et après grâce à nos plateformes conçues en interne, une interactivité facilitée entre les participants grâce à nos webapplications photo, vote, chat… La liste est longue. Mais quelles sont aujourd’huiles nouvelles difficultés que nous pouvons rencontrer sur ce type de prestation, pas si particulières.
Les événements en ligne sont aussi différents des événements présentiels que la télévision est différente des représentations théâtrales. Les « webévénements » souffrent également d’un déficit d’émotion et d’un manque flagrant de convivialité. Deux ingrédients indispensables pour cimenter des équipes, fédérer des collaborateurs, marquer les esprits avec des moments positifs, des instants partagés de plaisir.
Autre point important, « Un intervenant ne doit pas se comporter, ni s’exprimer de la même manière devant un vrai public et devant une caméra. C’est toute la différence entre le comédien de théâtre et l’acteur de cinéma ou le présentateur de télévision. Il faut être vigilants sur ce point si l’on souhaite que les messages soient correctement perçus par un public dispersé et invisible » nous dit l’un de nos partenaires en coaching d’intervenants.
Ceci étant dit, nous avons aujourd’hui la nécessité d’apporter des réponses concrètes et efficaces à nos clients qui ont besoin, malgré un contexte difficile, malgré des exigences sanitaires drastiques, de communiquer auprès de leurs équipes.
Il est indéniable aujourd’hui que le digital permet de couvrir tous les formats qu’utilise traditionnellement (généralement) la communication événementielle. Séminaire devient webinar (ou webinaire), réunion plénière et convention corporate deviennent webcast (contraction de web et broadcast), conférences, tables rondes, interviews et même des lancements de produits entrent plus ou moins dans la même catégorie.
En termes de public, les « webévénements » peuvent prendre différentes formes :
Des diffusions de discours, de power point ou de films à un public avec des mises en scène permettant de plonger les intervenants dans des info-décors variés, pour un public épars qui se trouve seul derrière son écran.
· Et sous l’appellation « hybride », les technologies permettent quant à elles l’engagement de participants distants dans une seule salle de réunion, de connecter plusieurs groupes de participants à un seul lieu, de relier plusieurs sites à plusieurs groupes de participants en bénéficiant des mêmes fonctionnalités.
Quels que soient les formats, les publics ont la possibilité d’interagir avec les intervenants et peuvent même communiquer entre eux. Une fonctionnalité intéressante qui gomme partiellement le sentiment d’isolement des événements 100% distanciels. Toutefois, cette fonctionnalité doit faire l’objet d’une communication en amont et son utilisation définie par des règles strictes.
Aujourd’hui, comme hier d’ailleurs, se pose également le problème de la diffusion. Il est toujours utile de s’interroger sur les moyens techniques à utiliser en « webévénement » distanciels ou hybrides. Au final, seules deux options s’offrent à nous : le streaming, qui est ’option la plus usitée. Il existe aussi la diffusion par satellite, extrêmement fiable mais qui nécessite un émetteur et un récepteur sur chaque site. Cette dernière option n’est donc valable que dans le cas d’un événement hybride, en multiplex. Dans tous les cas, une direction technique solide ainsi qu’un réalisateur de direct sont indispensables pour obtenir un événement zéro défaut.
Les véritables technologies, qui existent déjà mais qui vont, selon nous, faire un bond en avant considérable dans les prochains mois, ce sont les expositions et les salons virtuels, véritables prouesses technologiques, ludiques et attractives pour tous ceux qui ne cherchent au final qu’une intervention fiable
Pour le moment, excepté quelques glissements sémantiques, rien de nouveau sous le soleil de l’événementiel. AREP, depuis sa création, a largement utilisé tous ces procédés et a même développé en interne certains outils qui lui permettent d’être autonome pour certaines prestations.
Les équipes AREP possèdent également une expérience événementielle suffisante pour comprendre les enjeux d’une entreprise quand elle s’adresse à ses collaborateurs, savent traduire ses messages, tenir l’attention des publics, même lorsqu’il s’agit d’un événement distanciel. Son expérience du film et de la web TV lui confère un savoir-faire indéniable et son réseau de consultants, coachs et spécialistes de l’audiovisuel sont des garants d’un « webévénement » réussi.
A présent, il est nécessaire de se demander quels sont les avantages et les inconvénients des « webévénements ».
Un événement digital est plus facilement adaptable en fonction de vos besoins. En fonction des inscriptions vous pourrez facilement ajuster les ateliers, conférences et/ou workshops et compléter le dispositif avec des modules interactifs (questions, votes, quizz…). Le choix vous appartient, de faire évoluer votre événement avant le jour J.
Un événement digital nécessite moins de prestataires, très peu de déplacement pour l’organisation mais aussi une centralisation des coûts permettant de faire des économies d’échelle.
L’événement digital vous permet de surpasser les barrières géographiques et vous affranchir des contraintes logistiques d’un événement physique.
Quant au côté RSE des événements digitaux, elles restent à prouver. Il n’est pas question, ici, de contester, d’être « contre » mais de se poser la bonne question : une heure de diffusion en streaming = quel poids de CO2 dans l’atmosphère ? Combien de centimes d’euros représente un SMS?
Pour conclure, l’événement présentiel possède des qualités que ne pourront jamais combler le virtuel : le festif, les cocktails, les dîners, tout ce qui fait que les participants à un événement ont plaisir à se retrouver.
Il n’est plus nécessaire de dire et de redire que les métiers de l’événements, agences comme prestataires, sont touchés au point de s’interroger sur leur propre avenir depuis plusieurs mois. Une situation sans précédent qui n’est, nous l’espérons tous, qu’un mauvais moment à passer, une parenthèse qui va bientôt se refermer. D’autant qu’il n’est pas question pour les entreprises de bannir la communication événementielle de leurs plans stratégiques : les événements virtuels se multiplient les uns après les autres depuis la rentrée.
Il faut bien le reconnaître, managers, cadres et collaborateurs ont besoin de se rencontrer, de se parler, de bâtir ensemble un avenir qui a du sens, autrement qu’en s’envoyant des emails ou en organisant des réunions virtuelles.
La filière de l’événement n’échappe pas à la règle. Et c’est pourquoi WEYOU GROUP, LEVENEMENT, et tous leurs partenaires ont maintenu la « grand-messe » des métiers de l’événementiel qui se tient tous les ans à Cannes.
Après beaucoup d’hésitations, tous les acteurs ont collaboré pour bâtir un événement à peu près semblable à ceux des éditions précédentes. A ceci près que les traditionnels Heavent Awards ont, pour leur part, été annulés pour des raisons qui vont au-delà de la simple sécurité.
Car la sécurité était au centre de toutes les attentions. C’était la condition sine qua non pour que le salon puisse se tenir. « Ne sommes-nous pas des professionnels de l’organisation et de la logistique ? répétait sans cesse un directeur d’agence ? Notre métier n’est-il pas de nous occuper le mieux possible de nos publics ? »
Qu’à cela ne tienne : Heavent Meeting a bien eu lieu avec ses 1500 participants : un TGV affrété pour les professionnels et les annonceurs qui ont souhaité être présents, solidaires, affirmer qu’ils ont besoin de nous et de notre savoir-faire. Au palais des festivals, des dizaines de stands ont accueillis des centaines de rendez-vous professionnels. Des déjeuners, des dîners sur la plage avec des mesures sanitaires strictes, contraignantes, mais indispensables pour éviter le moindre incident.
Tout le monde a joué le jeu. Tout le monde a suivi les règles, nos règles qui ont été appliquées de manière drastique tout au long de l’événement.
Bref, tout s’est bien passé.
Et mieux encore : nous ne souhaitions pas communiquer avant de savoir si oui ou non Heavent Meeting 2020 était un succès.
La réponse est oui. Pas de cluster avéré. Pas un cas détecté.
Quelles que soient les contraintes, les enjeux, mêmes les plus délicats, LEVENEMENT, WEYOU GROUP et Tous leurs partenaires ont prouvé que l’événementiel était un métier de professionnel et que les acteurs, quels qu’ils soient, savaient encore l’exercer avec sûreté et talent.
Ces derniers jours, Deauville a pris des airs de Croisette. Puisque le festival de Cannes n’a pas pu se tenir, il était impératif que le festival du film américain, le second festival le plus important de France en termes de programmation et d’affluence, puisse se tenir.
« Nous n’avons d’ailleurs jamais songé à faire un festival digital parce que cela, pour nous, n’avait aucun sens. Un festival, ce sont des gens, des actes, des émotions ensemble, un véritable « mouvement de cinéma », avait confié le directeur l’événement. « On sera prêts, dans nos trois salles de 1 500, 400 et 300 places avec nos masques et nos gels, la séparation entre les fauteuils, car on tient à respecter scrupuleusement les consignes sanitaires ».
Depuis de nombreuses années, AREP est partenaire du groupe Barrière et du CID pour l’organisation d’événements, à Deauville. L’agence a donc accepté l’invitation au festival, par solidarité, par intérêt intellectuel et pour soutenir les métiers de l’événementiel. Nous souhaitions découvrir également de quelle manière Barrière et le CID mettaient en pratique tous les protocoles sanitaires élaborés, testés, comparés depuis des mois par tous les décideurs des métiers de l’événement.
Alors pour le bilan…
Côté films, le Festival reste aujourd’hui encore le seul festival au monde à proposer au grand public et aux cinéphiles, des projections 24h/24 et pendant dix jours. Parmi les projections proposées, la Compétition, pour découvrir les nouveaux talents ; les Premières, durant lesquelles auteurs et réalisateurs vont à la rencontre du public (en toute sécurité) ; les Nuits Américaines, des séances 24h/24 pour (re)découvrir les incontournables du cinéma américain.
Côté glamour et people, cette année, le jury a été présidé par Vanessa Paradis et était composé de Vincent Lacoste, Oxmo Puccino, Bruno Podalydès pour ne citer qu’eux.
Côté palmarès, le grand prix a été attribué à The Nest de Sean Durkin et le prix du public à Uncle Franck, d’Alan Ball.
Palmarès complet : · Grand Prix : The Nest de Sean Durkin · Prix du Jury ex aequo First Cow de Kelly Reichardt et Lorelei de Sabrina Doyle · Prix de la critique : The Nest de Sean Durkin · Prix du public : Uncle Frank d’Alan Ball · Prix de la révélation : The Nest de Sean Durkin · Prix de la mise en scène : The Assistant de Kitty Green · Prix d’Ornano-Valenti : Slalom de Charlène Favier
Enfin, côté sécurité sanitaire, aucun cas de covid 19 n’est à déplorer, ni aucun cluster. Tout va bien de ce côté là et, malgré la grosse « machinerie logistique » mise en place, malgré les
nombreux rassemblements de plus de 1000 personnes, malgré les flux incessants de personnes, il n’y a pas de « clusters » constatés.
Merci à tous ceux qui ont permis que se déroule sans encombre ce fabuleux événement.
SODEXO PRESTIGE ET LA REPRISE ENTRETIEN AVEC ERIC CHAUVET – DIRECTEUR COMMERCIEL ET MARKETING PÔLE SPORT ET LOISIRS
Quelle est la situation de Sodexo Prestige à ce jour ? Nous avons la chance d’avoir un joli portefeuille de lieux, très différents les uns des autres, ce qui nous permet de traiter des problématiques dans des formats très divers. De la convention au séminaire en passant pas les soirées plus festives et les événements plus atypiques.
Nous avons des demandes aujourd’hui qui viennent d’agences et d’entreprises en direct. Elles sont encore loin des volumes de l’an dernier à la même époque mais c’est très encourageant, car on aurait pu présager, avec la crise sanitaire, ne rien avoir du tout ! Nous observons même une croissance de ces demandes, sur des formats, des jauges et des objectifs très différents. Ce ne sont pas des séminaires ou des codirs de 10 personnes, nous avons aussi des demandes pour des événements de grande ampleur.
Vos équipes et vous-même êtes optimistes ? Heureusement ! Mais il faut être lucide, nous ne sommes pas tout à fait sortis de la crise sanitaire et une crise économique pointe le bout de son nez. Il faut rester positifs tout en gardant les pieds sur terre. Il sort toujours des choses bienfaisantes des situations difficiles.
Le confinement et la pratique massive du télétravail font que les gens ont et vont avoir besoin de se rassembler, de se retrouver. Le besoin est toujours là et il va être de plus en plus présent, pour mobiliser toutes les forces vives des entreprises et assurer une reprise durable. Je dirais même que c’est vital car nous sommes des êtres sociaux avant tout. Et c’est par l’échange que l’économie va repartir et non en organisant des Teams ou des Skype.
Quels sont les défis pour Sodexo Prestige dans les prochaines semaines ? Des challenges ? Il va y en avoir beaucoup, oui. D’une part, nous devons rassurer nos clients sur les précautions sanitaires. Sodexo est un grand groupe, avec une vision internationale, et des enjeux sanitaires qui sont inscrits profondément dans notre ADN. Nous avons une activité sur tous les continents, ce qui nous a permis de sélectionner les meilleures pratiques, celles qui étaient les plus efficaces, pour établir notre charte. Vous pouvez d’ailleurs la consulter sur notre site internet.
Cette charte sera appliquée sur tous nos lieux. Avec beaucoup de rigueur. C’est une nécessité mais également un contrat moral entre nos clients et nous.
Nous avons également pris connaissance du référentiel sanitaire de LEVENEMENT et UNIMEV. Là, aussi, nous avons constaté qu’elle était le fruit d’une expérience du terrain. Pour restaurer la confiance, de toutes façons, il faut que nous travaillions tous en bonne intelligence, avec une discipline rigoureuse.
Le confinement et l’activité réduite vous ont fait réfléchir à des nouveautés, des innovations ? Bien entendu. Nous avons travaillé sur plusieurs problématiques : pour répondre aux enjeux sanitaires et aux enjeux économiques.
Sanitaire avec une charte qui est prête depuis quelques temps déjà et économique car il va falloir actionner certains leviers pour engager la reprise.
Par exemple, pour les événements de petite taille, nous avons pensé des assouplissements des Conditions Générales de Vente. Pas d’acompte pour les manifestations de jusqu’à 10 Keuros.
Nous avons développé la flexibilité pour assurer le confort financier de nos clients. Nous avons fait en sorte qu’il est possible aujourd’hui de reporter l’événement jusqu’à 10 jours avant celui-ci.
A propos des nouveautés, nous sommes très fiers de notre nouveau lieu, le Là-Haut, le plus haut rooftop de Paris que nous avons inauguré la semaine dernière. Un magnifique skybar et une vue à 360 degrés sur la capitale. Le lieu a fait un super démarrage.
En ce qui concerne les nouveaux services, nous avons mis au point une offre qui s’appelle Hybrid Event, un live streaming qui permet à des événements de 100 personnes d’élargir leur audience à deux cents ou trois cents personnes et de développer l’interactivité.
Quel est votre parcours professionnel ? Je suis arrivée chez AREP il y a un peu plus de trois ans, les premiers mois d’intégration ne sont jamais évidents.. c’est un métier qui demande de la persévérance ! Mon premier événement m’a appris beaucoup de choses : la rigueur, l’organisation, la patience … mais c’est ce qui m’a fait réaliser mon envie de rester dans ce domaine.
Les voyages incentives restent notre ADN ; un secteur fabuleux avec une équipe fabuleuse !
Qu’est-ce qui vous manque le plus dans votre quotidien professionnel pendant cette crise sanitaire ? La proximité avec mes collègues me manque, nous collaborons ensemble tous les jours alors se retrouver seule face à son ordinateur n’est pas une tâche évidente.
Nous avons l’envie et le besoin que le secteur du tourisme et de l’événementiel reprenne pour retrouver nos clients et créer de nouveaux projets avec eux !
Comment envisagez-vous le voyage demain ? « Tous écolos ! » Notre moyen de transport principal, l’avion, reste à ce jour le moyen le plus efficace pour parcourir le monde. En revanche, il est clair qu’AREP porte une attention particulière à son impact écologique une fois sur place.
La recette du succès selon Joséphine : Tout d’abord je tiens à vous dire que c’est une très belle expérience, alors soyez attentif et prenez note.
Pour la marinade :
300g de travail d’équipe
5 poignées d’amour pour les voyages
3 cuillères à soupe de découverte des nouvelles tendances du monde
Une émission de télévision avec un animateur, des invités et une régie qui respectent à la lettre toutes les normes sanitaires. Des invités du bout du monde qui participent sans prendre de billets d’avion ni de chambres d’hôtel grâce à une technologie qui va chercher les caméras distantes d’ordinateurs ou de smartphones. Des génériques, des synthés, un plateau avec plusieurs caméras qui épousent parfaitement les codes de la télévision et rompent avec les webinars.
Tout cela est possible grâce à notre partenaire qui a conçu une technologie capable de réaliser tout cela. Une réponse aux exigences sanitaires mais également à des contraintes budgétaires nouvelles.
Une conférence, un séminaire, une convention en distanciel, l’animation d’une web TV, cette technologie est une solution à laquelle vous devriez penser.
