COUP D’ENVOI A MARCOUSSIS : 3 QUESTIONS A PIERRICK BARDEY
Comment les lieux d’événements abordent la sortie de la crise sanitaire et quelles sont les réponses qu’ils vont apporter en termes de protocoles de protection ? Nous avons posé quelques questions à Pierrick Bardey, Responsable commercial de la Fédération Française de Rugby, partenaire incontournable d’AREP et des agences d’événements et de voyages depuis de nombreuses années. Nous la remercions d’avoir trouvé quelques minutes pour y répondre.
A propos de l’activité événementielle et tourisme d’affaire, faites-vous des projections dans un futur proche ? Avez-vous de véritables échéances? Pierrick Bardey : Nous étions déjà ouverts depuis quelques jours , pour les formations internes et les stages de l’équipe de France. En ce qui concerne notre activité événementielle, le Centre National à Marcoussis va rouvrir ses portes le 22 juin prochain. Nous sommes ravis d’accueillir les premiers séminaires les 25 et 29 juin.
Quel sera le format de ces événements ? Pierrick Bardey : Ce sont des réunions stratégiques, des codir, qui doivent impérativement avoir lieu avant l’été. Ce sont des clients fidèles, qui viennent au Centre National deux ou trois fois par an pour se mettre au vert.
Des journées d’étude, des formats courts qui vont réunir entre 20 et 30 personnes.Nous allons assurer la restauration et la technique pour les réunions mais il n’y aura pas d’hébergement.
Avez-vous mis en place des protocoles d’accueil, des processus organisationnels pour assurer la sécurité des groupes que vous allez accueillir ? Pierrick Bardey : Nous sommes en cours de finalisation. Pour le moment, notre reprise va se faire en douceur, dans le respect des règles de sécurité décrétées par les pouvoirs publics. Nous n’utiliserons que 50 % de la jauge de nos installations : Nos salles de réunions, le restaurant etc… Les team buildings et activités autour du rugby resteront très restreintes. En ce qui concerne la restauration, nous avons opté pour le service à table uniquement.
L’avantage de Marcoussis, c’est son emplacement, au milieu d’un magnifique parc arboré. L’idéal pour réunir de petits groupes de travail.
Avez-vous réfléchi à de nouvelles offres, une nouvelle manière d’appréhender l’événementiel à Marcoussis ? Pierrick Bardey : Pas vraiment. Nous avions déjà optimisé nos offres, les formats et activités, de forme et de fonds, que nous pouvions proposer aux agences. En revanche, nous avons beaucoup réfléchi au contexte. Nous savons pertinemment que les budgets événementiels seront réduits. C’est pourquoi nous allons proposer des offres attractives, sur le mode du sur-classement, pour favoriser la reprise, contribuer à réamorcer la pompe.
Hubert Dupuy est directeur général de L’institut de l’événement, créée en 2008. Sous son impulsion, LéCOLE – The Event Thinking School, école internationale de la filière événementielle, a vu le jour en septembre 2017 en partenariat avec LÉVÉNEMENT et UNIMEV. LéCOLE est ouverte à des titulaires de BAC+3 et s’inscrit dans la logique de développement de L’Institut de l’Événement qui propose des formations aux métiers de la communication événementielle.
En tant membre de LÉVÉNEMENT (Ex-Anaé) depuis de nombreuses années, impliqué dans l’avenir de la filière, AREP soutient le projet ?) depuis le début et accueille des élèves à la recherche de stages qualifiants. Hala Tannous, élève de LéCOLE, a intégrée AREP au mois de janvier pour un stage de 6 mois. Logique que ce soit Hala qui interviewe le directeur de son école pour évaluer l’impact de la crise sanitaire sur les programmes d’enseignement et l’avenir de la promotion 2020.
Hala Tannous : Comment la crise sanitaire vous a affecté, vous et votre école ? Hubert Dupuy : Personnellement je me suis retrouvé comme chacun sur terre, confiné et subissant l’atmosphère particulièrement anxiogène de la fin mars. Je me suis néanmoins très vite habitué au télétravail et nous avons monté de nombreuses sessions de formation continue pour les professionnels de l’événement, le rythme a finalement été assez soutenu. Pour ce qui est des étudiants de LéCOLE - en stage pendant cette période – les conséquences ont été variées et tous n’ont pas pu terminer leurs stages même si ce n’est pas la majorité.
Hala Tannous : Qu’est-ce qui vous manque le plus dans votre quotidien professionnel ? Hubert Dupuy : Voir Ingrid tous les matins !!! Et plus généralement le contact réel avec tous nos interlocuteurs. Nous sommes passés de l’atmosphère toujours enrichissante du French Event Booster, au milieu d’un Parc des Expositions de la Porte de Versailles en perpétuelle effervescence, à une situation où l’on ne parlait qu’à un écran. Un peu comme si avions quitté Times Square pour nous retrouver dans une cabane en forêt du côté de Montauban. Les entretiens avec tous nos étudiants pendant les stages, en compagnie de leur tuteurs, n ‘ont pas pu se monter dans leurs entreprises et je l’ai bien regretté. Le télétravail nous permet d’être très efficace dans certaines situations mais nous avons pu mesurer combien les véritables contacts humains sont essentiels, notamment dans notre fonction éducative, dans l’accompagnement de nos étudiants.
Hala Tannous : Avez-vous déjà une idée de ce que va devenir la promotion de cette année ? Hubert Dupuy : Cela s’annonce délicat pour cette belle promotion qui va arriver sur le marché du travail au mois de juillet. Délicat mais pas injouable. Nous allons les accompagner afin qu’ils puissent se positionner et s’inscrire dans la reprise de l’activité événementielle. Quand celle-ci va repartir – et elle va repartir – les professionnels auront certainement besoin de profils souples, réactifs, opérationnels et motivés. Il y aura un coup à jouer pour nos étudiants et nous allons les préparer à répondre aux nouvelles demandes du marché d’emploi de la filière événementielle. Par rapport à d’autres jeunes arrivant sur le marché de l’emploi, ils pourront bénéficier de l’attention de toutes les entreprises de l’événement qui suivent avec beaucoup d’attention nos sortants. Je rappelle qu’autour de LÉVÉNEMENT et UNIMEV, nous avons plus de 40 entreprises, dont AREP, qui ont investi dans LéCOLE et sont de véritables parties prenantes de notre projet. J’ajoute que nos étudiants pourront profiter de l’excellente image développée par la promo 1 depuis qu’elle a intégré la filière l’année dernière.
Hala Tannous : La crise sanitaire a-t-elle affecté les inscriptions pour l’année scolaire suivante ? Hubert Dupuy : Oui, nous étions partis sur d’excellentes bases, avec des candidatures particulièrement intéressantes, venant notamment de l’étranger. Et puis il y a eu le confinement. Entre le 16 mars et la fin avril, plus rien, plus de contact ou de demande d’information. Je pense que l’état de sidération collectif que nous avons traversé empêchait les jeunes de se projeter au mois de septembre. Toutes les écoles supérieures sont en retard sur leurs dispositifs de recrutement. Nous n’avons pas échappé à la règle mais depuis quelques jours, la machine est repartie et nous sommes très optimistes. Nous aurons une très belle 4ème promotion de LéCOLE.
Hala Tannous : En tant qu’école nomade, de quelle manière envisagez-vous la reprise des cours en septembre 2020 ? Hubert Dupuy : Les écoles supérieures sont actuellement toutes fermées et se concentrent sur septembre. Les sites événementiels sont également pour la plupart en attente de réouverture, au plus tard là aussi en septembre, c’est à dire au moment de reprendre notre principe d’école nomade. Des process de visites seront mis en place mais nous allons nous adapter, il est essentiel que ce formidable levier pédagogique de LéCOLE perdure et je sais que les gestionnaires de sites nous ouvriront leurs portes comme ils l’ont toujours fait. Nous avons démarré le travail de planning et l’accueil qui nous est réservé est toujours aussi enthousiaste. Nous allons même découvrir de nouveaux sites, il y aura de très belles nouvelles étapes.
Hala Tannous : Le programme de LéCOLE va-t-il changer ? Hubert Dupuy : Oui, nous allons l’adapter aux conséquences de la crise sanitaire. D’abord nous allons ajouter un module de sensibilisation à la prévention des risques sanitaires et renforcer le module d’assurance. Nous allons également revoir notre module digital pour proposer des modules d’hybridation des formats et de scénarisation d’événements digitaux. Nous ne toucherons néanmoins pas à nos trois pôles de compétences clés : la création/les contenus/la mise en scène – La commercialisation – la production. Un étudiant qui sort de LéCOLE doit être capable, quel que soit le contexte, de créer l’événement, de le commercialiser, de piloter sa production.
C’est une question que les services marketing, les directions commerciales et lesagences se posent très souvent au moment de la conception d’un challenge : cadeaux ou voyage ? Voyage ou cadeaux ? Un dilemme qui revient sans cesse car c’est un enjeu majeur pour la rentabilité de ces opérations.
« La stimulationpasse par le désir et l’émotion », nous disait récemment l’un de nos clients. Pour donner envie à vos commerciaux ou vos clients de se dépasser, la récompense doit être convoitée. Il faut donc être inspiré dans le choix des dotations, savoir ce qui fait vibrer vos commerciaux ou vos clients, identifier « l’objet » qui suscitera une émotion unique.
Le voyage a le pouvoir de marquer les esprits, de renforcer des liens ou encore d’en créer. C’est un outil formidable pour créer et entretenir la relation. Avec vos clients mais également avec vos commerciaux, votre force de vente, les membres de votre réseau.
Le voyage, c’est une somme d’expériences uniques car ce sont des programmes qu’AREP conçoit« sur-mesure », en fonction du profil des groupes, de leur historique. Toutes ces activités, étapes soigneusement sélectionnées et assemblées pour élaborer des programmes uniques, pratiquées en dehors du cadre professionnel, sont propices à l’échange, à la cohésion des équipes. Les voyages de récompense ce sont des moments inédits, privilégiés, impossibles à vivre en voyage individuel.
Le voyage, c’est récompenser un engagement, rémunérer des performances en émotions pures.
Les cadeaux ou les chèques cadeaux ont l’avantage, d’être consensuels, de satisfaire le plus grand nombre. Dans le cas de la constitution d’un catalogue ou d’une sélection, il est nécessaire de judicieusement les sélectionner en fonction de l’air du temps, du profil et des aspirations de la population à animer pour assurer son efficacité et motiver la force de vente, les clients.
Cadeaux et chèques cadeaux procurent du confort, une augmentation de pouvoir d’achat. Gestion facile, ce sont des récompenses qui sont essentiellement individuelles mais extrêmementpragmatiques.
Si la plupart de nos clients choisissent généralement l’option voyage (A raison puisque c’estindiscutablement le plus puissant levier de motivation), la crise sanitaire est aujourd’hui un facteur essentiel dans la décision de nos clients. Catalogues, chèques sont des récompenses sûres et sans risques d’annulation.Le catalogue cadeaux, les chèques cadeaux sont l’assurance d’obtenir la récompense au bout d’un effort, parfois de plusieurs mois.
En attendant que les pays s’ouvrent de nouveau, que le tourisme reprenne, c’est, semble-t-il, un choix raisonnable, un palliatif cohérent. Il manquera la promesse de vivre des expériences incroyables, des moments incomparables, pour de vrai.Reste à savoir quel sera l’impact réel sur les forces de ventes ou les populations de clients qui sont habituées au voyage depuis longtemps.
LÉVÉNEMENT RASSEMBLE AUTOUR DE LUI LA FILIERE ÉVÉNEMENTIELLE POUR ÉTABLIR UN PREMIER RÉFÉRENTIEL SANITAIRE COMMUN
C’était annoncé : LÉVÉNEMENT vient d’achever un premier draft de référentiel sanitaire de la filière événementielle. Cette première version vise à établir et améliorer des pratiques à l’attention des publics et des personnels dans l’ensemble de la filière événementielle.Un document très complet qui prend en compte les publics à toutes les étapes d’un événement, qui prend en compte tous les corps de métiers, des agences aux traiteurs en passant par les lieux événementiels. Qui prend en compte égalementles process et méthodes de travail des équipes de production en contact avec les publics.
Ce document évoluera forcément au gré des consignes des pouvoirs publics mais elle constitue une solide base de travail.
Nous tirons un coup de chapeau au travail accompli mais nous saluons avant tout le mode opératoire. LÉVÉNEMENT a en effet choisi la concertation pour croiser les points de vue et enrichir les propositions de process et de méthodologie. En matière de sécurité sanitaire, rien ne doit être laissé au hasard. En apportant des réponses concrètes, en s’astreignant à être exhaustif, la filière événementielle souhaite donner des gages aux pouvoirs publics, aux entreprises, à tous nos clients.
Enfin, nous avons aimé le ton sur lequel il a été rédigé. Dédramatisation, démarches simples, approche didactique, argumentation positive, autant d’éléments qui vont inciter tous les acteurs de la filière à appliquer cette charte à la virgule près.
C’est ce que nousdevons faire car la discipline et la rigueur sont des moyens sûrs pour restaurer la confiance des publics. Ces publics qui nous manquent à toutes et tous.
Tous les ans, un célèbre fabriquant de véhicules utilitaires organise un challenge pour stimuler les forces de vente de son réseau de concessionnaires. Se déroulant d’ordinaire de novembre à avril de l’année suivante, il a été interrompu par la crise sanitaire. Une première pour la Marque autant que pour le réseau. Une interruption brutale et inédite de la relation qu’il est aujourd’hui nécessaire de relancer au plus vite, avec le plus d’efficacité possible.
Un travail d’information auprès de la communauté des vendeurs de la Marque
Dès que les autorités ont décrété le confinement pour l’ensemble du pays, l’agence, en concertation avec le client, a annoncé la mise en veille de l’opération. Durant les quelques jours qui ont suivi, Arep s’est appliquée à donner des informations fiables, des échéances fondées sur des certitudes. L’idée était de ne pas « faire de plans sur la comète » : comme dans toute opération de communication commerciale, une promesse doit être tenue.
Le département Travel de l’agence a également su négocier un report du voyage de récompense en évitant un surcoût qui aurait, sans doute, mis en péril la rentabilité du challenge, sa raison d’être.
Des bases solides sur lesquelles s’appuyer pour un redémarrage tout en puissance
Arep peut aujourd’hui s’appuyer sur la fiabilité de sa plateforme de gestion reso 2.0 ainsi que sur ses concepteurs, graphistes et webmasters pour la gestion des prochaines campagnes d’e-mailings et la mise en ligne quasi quotidienne des résultats.
Le choix du thème, une compétition sportive, avec son decorum et l’exploitation de sa dramaturgie, permettent de coller parfaitement à l’actualité, à la réalité du terrain. Une force de vente qui interrompt ses efforts pendant deux mois, n’est-ce pas comme une équipe de haut niveau qui doit retrouver ses automatismes et tout son potentiel physique après la trêve hivernale ?
Le défi d’un challenge au long cours
En revanche, une difficulté s’est présentée dès l’annonce de la reprise. Le challenge allait dorénavant s’étirer de mai à décembre, ce qui représentait 7 mois d’animation sur un thème que nous avions déjà exploité de novembre 2019 à mars 2020.
La Marque a pris l’habitude d’avoir deux ou trois « contacts » par semaine avec sa communauté de vendeurs. L’objectif a donc été de composer un nouveau plan de communication qui respecte la cadence, avec le souci de renouveler l’intérêt pour l’opération jusqu’à son issue. Le tout, bien entendu, en respectant des contraintes budgétaires imposées par les exigences de rentabilité de ce type d’opération.
Depuis quelques mois, la crise sanitaire impose aux agences de communication événementielle et de tourisme d’affaire une inactivité inédite. C’est une situation exceptionnelle qui génère davantage de questions qu’elle ne propose de réponses. Au cours des dernières semaines, le monde des agences a proclamé vouloir et devoir se réinventer. Réinventer la communication et réinventer le monde. Une nécessité ?
AREP veut suivre un chemin différent. Après s’être occupée en urgence, au début de la crise, du rapatriement de ses clients aux quatre coins du monde, l’agence s’est penchée sur les solutions, toutes les solutions, qui répondaient aux exigences sanitaires et permettaient aux entreprises de continuer à communiquer. Nous avons souhaité également nous tenir informés, auprès de nos partenaires, en France et à l’étranger, des évolutions de la situation sanitaire, partout dans le monde. Nous voulions, et nous souhaitons toujours, savoir de quelle manière vous allez pouvoir prendre la parole et délivrer vos messages auprès de vos publics, internes comme externes. Nous voulions savoir, et nous poursuivons dans cette voie, où nous allons pouvoir emmener vos clients et vos commerciaux pour les récompenser.
C’est pourquoi nous avons recensé un certain nombre d’outils pour concevoir des événements “distanciels” qui vous permettent de mettre en scène vos messages de reprise, vos encouragements, vos messages de motivation, tout ce qui favorise la cohésion et le retour de la confiance, en toute sécurité. Nous avons étudié ce que nous appelons dorénavant les opérations “hybrides”. Nous avons benchmarké les softs et les innovations qui ont fleuri sur les réseaux sociaux et dans nos messageries.
Mais pour notre plus grand bonheur, nous nous sommes aperçus que nous possédions déjà ces savoir-faire parce que nous possédons un service digital intégré, parce que nous avons déjà fait des événements retransmis en streaming ou par satellite (en multiplex et pour des individuels). Tout cela n’est jamais que de la télévision et du broadcasting, de la mise en scène et de la scénographie. Des techniques qui furent, jusqu’à présent, le quotidien de notre pôle événementiel.
Toutes ces solutions ne sont que des palliatifs, des solutions transitoires qui correspondent à une situation qui va forcément évoluer vers un retour à la normale. Nous savons tous que l’événementiel physique ne peut être remplacé par un Skype Pro. Nous savons pertinemment que l’événementiel et le voyage sont des moyens de communication qui répondent à des problématiques auxquelles aucun autre média ne peut répondre. Ne dit-on pas à un enfant qui a fait une bêtise d’aller s’enfermer seul dans sa chambre ?
Mais, au final, le plus important est de restaurer la confiance pour assurer une reprise efficace. Et pour restaurer cette confiance, la communication, et notamment la communication événementielle, la stimulation des ventes et de réseau, sont des atouts qu’il n’est pas inintéressant d’avoir dans son jeu.
