Depuis quelques années, la virtualisation des événements est une pratique courante à l’agence. Conférences en retransmission multi-sites (rebaptisées événement hybride), web TV pour des opérations de stimulation de réseau, prise de parole en top-down retransmises sur le web, vie d’un événement avant, pendant et après grâce à nos plateformes conçues en interne, une interactivité facilitée entre les participants grâce à nos webapplications photo, vote, chat… La liste est longue. Mais quelles sont aujourd’hui les nouvelles difficultés que nous pouvons rencontrer sur ce type de prestation, pas si particulières.
Les événements en ligne sont aussi différents des événements présentiels que la télévision est différente des représentations théâtrales. Les « webévénements » souffrent également d’un déficit d’émotion et d’un manque flagrant de convivialité. Deux ingrédients indispensables pour cimenter des équipes, fédérer des collaborateurs, marquer les esprits avec des moments positifs, des instants partagés de plaisir.
Autre point important, « Un intervenant ne doit pas se comporter, ni s’exprimer de la même manière devant un vrai public et devant une caméra. C’est toute la différence entre le comédien de théâtre et l’acteur de cinéma ou le présentateur de télévision. Il faut être vigilants sur ce point si l’on souhaite que les messages soient correctement perçus par un public dispersé et invisible » nous dit l’un de nos partenaires en coaching d’intervenants.
Ceci étant dit, nous avons aujourd’hui la nécessité d’apporter des réponses concrètes et efficaces à nos clients qui ont besoin, malgré un contexte difficile, malgré des exigences sanitaires drastiques, de communiquer auprès de leurs équipes.
Il est indéniable aujourd’hui que le digital permet de couvrir tous les formats qu’utilise traditionnellement (généralement) la communication événementielle. Séminaire devient webinar (ou webinaire), réunion plénière et convention corporate deviennent webcast (contraction de web et broadcast), conférences, tables rondes, interviews et même des lancements de produits entrent plus ou moins dans la même catégorie.
En termes de public, les « webévénements » peuvent prendre différentes formes :
Des diffusions de discours, de power point ou de films à un public avec des mises en scène permettant de plonger les intervenants dans des info-décors variés, pour un public épars qui se trouve seul derrière son écran.
· Et sous l’appellation « hybride », les technologies permettent quant à elles l’engagement de participants distants dans une seule salle de réunion, de connecter plusieurs groupes de participants à un seul lieu, de relier plusieurs sites à plusieurs groupes de participants en bénéficiant des mêmes fonctionnalités.
Quels que soient les formats, les publics ont la possibilité d’interagir avec les intervenants et peuvent même communiquer entre eux. Une fonctionnalité intéressante qui gomme partiellement le sentiment d’isolement des événements 100% distanciels. Toutefois, cette fonctionnalité doit faire l’objet d’une communication en amont et son utilisation définie par des règles strictes.
Aujourd’hui, comme hier d’ailleurs, se pose également le problème de la diffusion. Il est toujours utile de s’interroger sur les moyens techniques à utiliser en « webévénement » distanciels ou hybrides. Au final, seules deux options s’offrent à nous : le streaming, qui est ’option la plus usitée. Il existe aussi la diffusion par satellite, extrêmement fiable mais qui nécessite un émetteur et un récepteur sur chaque site. Cette dernière option n’est donc valable que dans le cas d’un événement hybride, en multiplex. Dans tous les cas, une direction technique solide ainsi qu’un réalisateur de direct sont indispensables pour obtenir un événement zéro défaut.
Les véritables technologies, qui existent déjà mais qui vont, selon nous, faire un bond en avant considérable dans les prochains mois, ce sont les expositions et les salons virtuels, véritables prouesses technologiques, ludiques et attractives pour tous ceux qui ne cherchent au final qu’une intervention fiable
Pour le moment, excepté quelques glissements sémantiques, rien de nouveau sous le soleil de l’événementiel. AREP, depuis sa création, a largement utilisé tous ces procédés et a même développé en interne certains outils qui lui permettent d’être autonome pour certaines prestations.
Les équipes AREP possèdent également une expérience événementielle suffisante pour comprendre les enjeux d’une entreprise quand elle s’adresse à ses collaborateurs, savent traduire ses messages, tenir l’attention des publics, même lorsqu’il s’agit d’un événement distanciel. Son expérience du film et de la web TV lui confère un savoir-faire indéniable et son réseau de consultants, coachs et spécialistes de l’audiovisuel sont des garants d’un « webévénement » réussi.
A présent, il est nécessaire de se demander quels sont les avantages et les inconvénients des « webévénements ».
Un événement digital est plus facilement adaptable en fonction de vos besoins. En fonction des inscriptions vous pourrez facilement ajuster les ateliers, conférences et/ou workshops et compléter le dispositif avec des modules interactifs (questions, votes, quizz…). Le choix vous appartient, de faire évoluer votre événement avant le jour J.
Un événement digital nécessite moins de prestataires, très peu de déplacement pour l’organisation mais aussi une centralisation des coûts permettant de faire des économies d’échelle.
L’événement digital vous permet de surpasser les barrières géographiques et vous affranchir des contraintes logistiques d’un événement physique.
Quant au côté RSE des événements digitaux, elles restent à prouver. Il n’est pas question, ici, de contester, d’être « contre » mais de se poser la bonne question : une heure de diffusion en streaming = quel poids de CO2 dans l’atmosphère ? Combien de centimes d’euros représente un SMS?
Pour conclure, l’événement présentiel possède des qualités que ne pourront jamais combler le virtuel : le festif, les cocktails, les dîners, tout ce qui fait que les participants à un événement ont plaisir à se retrouver.
